文案调查应围绕调查目的,收集一切可以利用的现有资料。从一般线索到特殊,这是每个调查人员收集情报的必由之路。当着手正式调查时,调查人员寻找的第一类资料是向他提供总体概况的那类资料,包括基本特征、一般结构、发展趋势等,随着调研的深入,资料的选择性和详细程度会越来越细,这个原则也适宜于寻找具体事实的调研活动。
一、内部资料的收集
内部资料的收集主要是收集调查对象活动的各种记录,主要包括以下四种:
1.业务资料,包括与调查对象活动有关的各种资料,如订货单、进货单、发货单、合同文本、发票、销售记录、业务员访问报告等。通过对这些资料的了解和分析,可以掌握本企业所生产和经营的商品的供应情况,分地区、分用户的需求变化情况。
2.统计资料,主要包括各类统计报表,企业生产、销售、库存等各种数据资料,各类统计分析资料等。企业统计资料是研究企业经营活动数量特征及规律的重要定量依据,也是企业进行预测和决策的基础。
3.财务资料,是由企业财务部门提供的各种财务、会计核算和分析资料,包括生产成本、销售成本、各种商品价格及经营利润等。财务资料反映了企业活劳动和物化劳动占用和消耗情况及所取得的经济效益,通过对这些资料的研究,可以确定企业的发展背景,考核企业经济效益。
4.企业积累的其他资料,如平时剪报、各种调研报告、经验总结、顾客意见和建议、同业卷宗及有关照片和录像等。这些资料都对市场研究有着一定的参考作用。例如:根据顾客对企业经营、商品质量和售后服务的意见,就可以对如何改进加以研究。
二、外部资料的收集
对于外部资料,可从以下几个主要渠道加以收集:
1.统计部门以及各级、各类政府主管部门公布的有关资料。国家统计局和各地方统计局都定期发布统计公报等信息,并定期出版各类统计年鉴,内容包括人口数量、国民收入、居民购买力水平等,这些均是很有权威和价值的信息。此外,计委、财政、工商、税务、银行等各主管部门和职能部门,也都设有各种调查机构,定期或不定期地公布有关政策、法规、价格和市场供求等信息。这些信息都具有综合性强、辐射面广的特点。
2.各种经济信息中心、专业信息咨询机构、各行业协会和联合会提供的信息和有关行业情报。这些机构的信息系统资料齐全,信息灵敏度高,为了满足各类用户的需要,它们通常还提供资料的代购、咨询、检索和定向服务,是获取资料的重要来源。
3.国内外有关的书籍、报刊、杂志所提供的文献资料,包括各种统计资料、广告资料、市场行情和各种预测资料等。
4.有关生产和经营机构提供的商品目录、广告说明书、专利资料及商品价目表等。各地电台、电视台提供的有关信息。近年来全国各地的电台和电视台为适应形势发展的需要,都相继开设了各种专题节目。
5.各种国际组织、学会团体、外国使馆、商会所提供的国际信息。
6.国内外各种博览会、展销会、交易会、订货会等促销会议以及专业性、学术性经验交流会议上所发放的文件和材料。
三、互联网资料的收集
互联网,将世界各地的计算机联系在一起的网络,它是获取信息的最新工具,对任何调查而言,互联网都是最重要的信息来源。互联网上的原始电子信息比其他任何形式存在的信息都更多,这些电子信息里面,有很多内容是调查所需要的情报。
互联网的特征是,容易进入,查询速度快,数据容量大,同其它资源连接方便。在互联网上,要查找的东西,只要网上有立即得到。某家银行经理急需一篇在国外某报纸当天发表的有关某公司的文章,请调查公司替寻找。调查公司查该报社的网页,不但发现了文章而且可以免费下载,还通过该网址的超文本链接,将一个文档中的关键词同其他文档的关键词链接的功能,发现了更多有关该公司的信息。
互联网的发展使信息搜集变得容易,从而大大推动了调查的发展。过去,要搜集所需情报需要耗费大量的时间,奔走很多地方。今天,文案调查人员坐在计算机前便能轻松的获得大量信息,只要在正确的地方查寻就可能找到,许多宝贵的信息都是免费的。比如.及时了解政府规章的变化是调查的一项重要内容,从网上可以得到有关法律和规章的全文。从网上获取这些资料比上图书馆查找方便得多。如果想要了解某些信息的具体细节,在图书馆中查找效率很低。如果利用搜索引擎查找,打入需要查寻的关键字,电脑就自动帮助找出来,可以获得包含该条文的原始文件的全文。