组织惰性是指组织内普遍存在的保持既定行为方式和消极应对环境变化的倾向。

其中,“既定的行为方式”指在组织运行中被证明是有效的、被组织成员认可的和被组织正式确认的行为方式；

“环境变化”既可以是组织内部环境也可以是组织外部环境的变化’

“消极应对”指不能觉察或不能客观认识环境变化,或按已有的行为方式应对环境变化而不能或不愿寻找更为有效的行为方式。

组织惰性普遍存在于各类组织之中,是组织有序运行的结果,克服组织惰性是组织得以存续的基本前提。从这一视角出发,近百年来组织管理理论演进的历史也是组织惰性克服的历史。

根据组织惰性行为的形式特点与表现，可以将其解释为两种类型：

①从组织活动动力角度研究，以组织的内在活动力下降，组织丧失了创新能力。主要特征，表现在组织成员缺乏主人翁意识，得过且过、不求进取，每个人都循规蹈矩，对组织事务漠不关心。所造成的不良后果是工作态度消极、工作士气低落、组织效率低下，可以将其视为消极型的组织惰性行为。对这种类型的组织惰性行为的矫正一般以激励的策略为主。

②从组织活动取向角度。第二种类型的组织惰性行为以组织的进取心下降，保守性增强为主要特征。表现在组织成员习惯传统的档案工作程序，叙述为：收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、利用、编研等环节的运行。使其在生产经营中的行为就有一种习惯性。另一方面由于企业是有机的、开放的系统，决定了企业档案组织惯域是在信息交流的环境中形成的。它没有个人习惯域中关于“无信息进入或无全新信息刺激”这样的假设，更不是各人惯域的简单加和，它们之间是复杂的非线性关系。因此可以将其视之为一种积极型的组织惰性行为。与前一类型的组织惰性行为相比较，积极型的组织惰性行为在短时间内能够保持甚至提高组织活动效率，并使组织获得一定的成功。但是从长远的角度看，积极型的惰性行为将使组织成为自己过去的成功的牺牲。对组织的绩效产生更大的危害。对积极型的组织惰性行为的矫正往往要比对消极型的组织惰性行为的矫正更加困难。因为许多时候，从表现看，从短时间看，它往往显得合理的、有效的，具有稳定性和可变性的特征。对其所进行的轿正往往需要在价值观念上有所改变，并且要有牺牲眼前利益的决心，在矫正策略上往往以组织战略目标的重新规定转换研究视角、突破思维定势、手术式的激进变革为主。

组织惰性的表现方式或称传统管理的弱点组织惰性行为普存在于各类组织之中，是引发各类组织病症的根源因素之一。其表现方式：

①缺乏创新的动力，思想上根本没有想到要去创新，创新的动力意识，没有解决好，当然谈不上创新精神。

②贪图安逸、缺乏改变现状的胆略与热情，看重眼前利益，得过且过；以守住原有家业为第一考虑，养成一种安于现状的人生态度。

③档案管理缺乏基础活力，管理活动以习惯性的管理模式和被动应付型的管理方式为主；习惯于按部就班办事，在与竞争对手对垒过招时缺乏主动性、创造性。

④决策倾向趋于保守，对风险十分敏感，害怕负责任；决策活动往往议而不决，踌蹰不定，缺乏自信，“知道自己能吃几碗饭”。

⑤基层主管产生无力感。也失去了成就感和主动精神，因为缺乏自主权，约束太多。再者，公营事业中常常是“有功无偿，有过要赔”。尤其是基层领导的功过评估完全决定于上级领导的印象。于是基层干部的薪酬是掌握在上级手里，这就影响到基层骨干的创新能力的发挥：即缺乏宽松的环境，感到难于得到支持和谅解。

⑥员工缺乏上进心，满足于现状境况，普遍怀有比上不足，比下有余的心态；对企业档案事业发展漠不关心，对人对事往往采取事不关已，高高挂起的态度。

⑦认为借鉴引进模仿来得便捷，比创新花成本少，又易于获得成功。

总之，组织惰性是组织中的一系列病症的引发根源，从而导致企业档案组织逐步陷入自我束缚，僵代停滞的泥潭。

组织中的惰性行为往往形成于组织自身不断取得的成功之中，从而使一个组织成为自己过去的非凡辉煌的牺牲品。成功作为一把“双刃剑”，对组织中惰性行为的引发主要表现在以下几个方面：

①由于不断取得成功，许多组织及其领导者会在功绩面前产生懈怠心情，由此沾染上不同程度的惰性，丧失了继续奋斗的愿望，满足于吃老本。

②由于不断取得成功，组织中逐渐形成了相互一致的规范，制度、文化与领导模式，认为过去的成功已经证明自己知道什么是重要的、什么是应该的、什么是可行的，不喜欢，也不愿意打破他们认为构成成功的一切，进而形成对任何威胁到组织中这种内在一致的新东西抵制心态。

③由于不断取得成功，为组织创造了一个相对稳定，安逸的环境，优越的环境条件反过来又造成企业档案组织进取动力的丧失，为自己的惰性行为赢得了借口。企业所获取的各种优势，所有这些都会构成固步自封，不思进取的成果。相对稳定的档案工作操作方法以导致组织外在压力的减弱，失去“市场需求”的推力，导致组织中的惰性行为。