招标备案是招标投标活动过程中的一种监督管理的制度，包括事前、事中及事后备案。

《招标投标法》第十二条第三款规定：依法必须进行招标的项目，招标人自行办理招标事宜的，应当向有关行政监督部门备案。

《施工招标投标管理办法》第十二条规定：招标人自行办理施工招标事宜的，应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的5日前，向工程所在地县级以上地方人民政府建设行政主管部门备案，并报送下列材料：

(一)按照国家有关规定办理审批手续的各项批准文件；

(二)本办法第十一条所列条件的证明材料，包括专业技术人员的名单、职称证书或者执业资格证书及其工作经历的证明材料；

(三)法律、法规、规章规定的其他材料。

招标人不具备自行办理施工招标事宜条件的，建设行政主管部门应当自收到备案材料之日起5日内责令招标人停止自行办理施工招标事宜。

工程建设项目按投资主体划分，分为国家投资的工程建设项目和非国家投资的工程建设项目，每类项目有每类项目的备案要求。

1．国家投资的工程建设项目备案

国家投资的工程建设项目备案要求是：(1)招标公告或者资格预审；(2)招标文件包括资格预审文件和资格预审结果；(3)评标报告；(4)中标通知书；(5)承包合同；(6)招标委托代理合同(用于委托招标的项目)。

对以上备案材料和备案时间要求，各地方政府部门不尽相同，在递交备案材料时应按当地政府部门的规定进行。

2．非国家投资的工程建设项目备案

非国家投资的工程建设项目备案的要求，可参照国家投资项目招标备案要求执行，一般情况下：(1)可依据有关行政主管部门要求减少备案内容；(2)可采用事后备案方式进行备案。

根据上述规定，招标人自行办理招标事宜的，应当在发布招标公告或发出投标邀请书5日前，向工程所在地县级以上地方人民政府建设行政主管部门备案，并报送下列材料：

1．国家有关规定办理审批手续的各项批准文件；

2．专门的施工招标组织机构和与工程规模、复杂程度相适应并具有同类工程施工招标经验、熟悉有关工程施工招标法律法规的工程技术、概预算及工程管理的专业人员的证明材料，包括专业技术人员的名单、职称证书或者执业资格证书及其工作经历的证明材料；

3．法律、法规、规章规定的其他材料。

如某省建设行政主管部门规定，在招标备案时应报送下列资料：

1．建设工程项目的年度投资计划和工程项目报建备案登记表；

2．建设工程施工招标备案登记表；

3．项目法人单位的法人资格证书和授权委托书；

4．招标公告或投标邀请书；

5．招标单位有关工程技术、概预算、财务以及工程管理等方面专业技术人员名单、职称证书或执业资格证书及其主要工作经历的证明材料；

6．如委托工程招标代理机构招标，委托方和代理方签订的“工程招标代理委托合同”。

建设行政主管部门自收到备案材料之日起5个工作日内没有提出异议，招标人可发布招标公告或发出苎标邀甲书。如招标人不具备自行办理施工招标事宜条件的，建设行政主管部门应当自收到备案材料之日起5日内，责令招标人停止自行办理招标事宜。

招标备案是招标程序中的最后一个环节，也是最重要的一个环节。所谓招标备案是指依法必须进行招标的项目，招标人应当自确定中标人之日起15日内，向有关行政监督部门提交招标投标情况书面报告，以备查考。这是为了保证招标投标活动“公开、公平、公正”的原则所必需的法律和行政保障，它的目的是打击和纠正各种与招标投标原则相背离的行为和事件。

1．备案是有效监督的主要形式

招标备案，是行政监督部门对招标投标活动及其当事人依法实施监督的主要形式，通过它可以有效监督国家投资的工程建设项目的招标投标情况，及时发现和纠正其中存在的违法违规行为和事件。

2．备案有效地维护着各方的利益

招标投标情况备案，是进一步规范招标投标活动的保证措施，可以有效的保护国家及其当事人各方利益。

3．利于监督和检查

国家投资的工程建设项目属于强制招标的范围，体现着国家对这种民事活动的干预和检查。如果对招标投标活动情况不进行备案，那么其招标的合法性、程序性就脱离了行政监督部门有效的监督，从而违反了《招标投标法》的规定。这样，该项招标投标活动就是不合法的，其中标结果也是无效的。所以，国家出资的工程建设项目招标投标情况是否按规定进行备案乃是衡量其法律有效性的标准之一。

一、招标方式的确认，依据立项批准文件、会计师事务所的验资报告、国资委审定的企业国有资产变动产权登记确认该项目的资金来源，全部使用国有资金投资或国有资金投资占绝对控股、相对控股或主导地位的应当公开招标。对于股份制公司投资的项目应对该公司绝对控股或其相对控股的股东核查是否为国有资金投资的母公司，如控股股东为国有公司该项目应当公开招标。如某项目国有投资占30.5 % ，其他民营、外资投资均低于30 % ，该项目国有投资占相对控股应当公开招标。

二、招标公告和招标文件的备案阶段应注意控制的要点。

1 、招标项目名称、规模与立项批复文件应保持一致。如2005年中央电视台焦点访谈节目曝光:X省X市的立项批复文件批准的是某海水养殖研究所的海水养殖试验研究基地，而实际建设的是该海水养殖研究所的办公楼，仅有很少的一小部分养殖场地。该单位的负责人在接受采访时说“该项目是经过严格招标手续的”。假如招标的项目名称与立项批复不符，招标规模、招标内容与立项批复不一致无疑是备案中的一大失误。

2 、投标报名环节应注意把握公开性、开放性和保密性。招标公告的公开性是指招标公告必须在国家、省、自治区、直辖市指定的报刊、信息网络、或其他媒介发布招标公告，方便投标人获得信息。在招标公告中应明确告知投标人获取招标文件或资格预审文件的时间、地点。开放性是指准备参加投标竞争的法人或组织在报名的有效期内随时报名，任何单位和个人不得干涉。为了保证投标人投标报名渠道的开放性，可以采取让投标人通过网络进行报名，避免不应该出现的人为因素的干扰。保密性是指获取招标文件的潜在投标人的名称、数量应当保密。但是招标法等法规中只是对招标代理机构和招标人泄密行为有处理规定，而对于能够接触到该情况的媒体却没有规定,应该在网络的技术处理中做出明确媒体接触不到任何报名的情况。在投标人报名与购买招标文件的过程中任何限制和劝阻行为，均属于限制排斥潜在投标人的行为，应当依法处理。

3 、招标文件备案应注意把握的时效性。

招标文件备案的时效性是确保各项工作圆满顺利完成的基础，是完成各项工作的时间保证和时间要求。为便于清楚掌握文件备案中最短的各个时限，画简图如下:

其中，出售招标文件的时间最短不少于五日为投标人有充足时间购买招标文件提供了条件，避免了因买不到招标文件而失去投标机会，这一点恰恰是不法之人的利用点。《工程建设项目施工招标投标办法》(七部委30 号令)和《工程建设项目设计招标投标办法》(八部委2 号令) 规定，评标定标工作应当在投标有效期结束日三十个工作日前完成。因此，不少于四十二天的投标有效期为技术复杂的、工程量大的评标，因投诉而暂缓发放中标通知书的调查处理，都提供了充足的时间。除上诉时间外,招标人要求投标人提交投标保证金的，投标保证金的有效期应超出投标有效期的三十天。招标文件中规定中人提交履约担保的，履约担保的有效期为工程建设合同约定的工程竣工验收合格之日后的三十天到一百八十天。