项目监控

1.什么是项目监控

项目监控是围绕项目,跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并记录实际的进度情况,在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。在实施项目的过程中,要随时对项目进行跟踪监控,以使项目按计划规定的进度、技术指标完成,并提供现阶段工作的反馈信息,以利后续阶段的顺利开展和整个项目的完成。

项目监控是项目管理的重要组成部分,项目监控这项关键活动的目标是综合项目目标,建立项目监控的指标体系及其例行报告制度,然后通过评审、例会及专项审计等监控方法,对新产品开发项目实施监控。

2.项目监控的内容

项目负责人应定期的做项目进展报告,将各项监控的结果记录在项目进展报告里,以使项目主管部门及项目组成员及时地了解项目的真实进展状况。

1.任务进度监控

主要工作是:记录下任务的实际开始时间与实际结束时间,实际的工作量及工作成果等信息以判断该任务是否正常执行。

对于进度延误的任务,项目负责人应和任务责任人沟通,找出延误的原因,适当修改原有的计划或者要求责任人加紧完成进度。

2.项目开支监控

主要目的是将项目的实际开始控制预算范围之内。记录下所有的项目开支,与计划中的开支项进行对比,看是否超出原预算,若有较大的赤字,则要找出具体的费用超出项,分析原因,并采取相应的措施。

3.人员表现监控

项目负责人应在平时记录下项目组每个成员的表现,对表现突出的成员进行表扬和肯定;对表现不好的成员应提出批评,并要求其立即改正态度,项目负责人应该主动去找他们了解具体的情况,询问他们是否遇到什么困难,或是有什么想法,及时地帮助他们排除疑难,使所有成员能把全部的精力放到项目上来,使得项目能按预定轨道前进。

3.项目监控的目的

项目监控主要是为了避免制定好的项目开发计划在实施过程中落空。主要的工作是将项目的实际进展情况与项目计划进行比较,若发现某些要点的偏差比较大,超出了容许的误差范围,则应及时作出分析,采取措施使项目回到正轨。

4.项目监控的益处

(1)避免原本合理的计划在实施过程时落空;

(2)避免“执迷不悟”地按照不合理的计划行事;

(3)将监控过程产生的数据保存起来,为机构持续的过程改进提供有价值的数据。