商标档案是在商标注册、使用和管理活动中形成的具有保存利用价值的纸质、声像、缩微、电子等形式或载体并按一定规律保存起来的商标历史文献。

国家工商行政管理总局商标局档案管理部门是全国收藏内外的商标档案资料中心及科研基地。根据商标档案管理工作统一领导、分级管理的原则，商标局档案管理部门负责管理全国的商标档案管理工作并接受国家档案管理部门的监督、指导；各省、自治区、直辖市的商标部门或商标代理机构的商标档案部门负责管理本地区所代理的商标档案工作，并接受国家档案行政管理部门的监督与指导。

商标档案从内容上可以细分为商标注册档案和商标使用、管理档案。

商标注册档案是指商标主管部门对申请人的注册商标申请文件进行审核及注册过程中形成的档案。主要包括：商标注册申请书、商标图样、商标代理委托书及有关证明文件、初步审定商标稿、驳回商标复审申请书、商标异议书、商标异议复审申请书、商标注册簿、商标注册证、商标争议裁定申请书、商标争议答辩书和商标争议裁定书、注册不当商标撤销裁定申请书、商标续展注册申请书、驳回续展复审申请书、变更商标其他注册事项申请书，以及对商标注册工作有关事项的公告。

商标使用、管理档案是指在对已注册商标、未注册商标、商标印制、商标专用权保护及商品质量监督等管理活动中形成的档案。主要包括：转让注册商标申请书、驳回转让注册复审申请书、商标许可使用合同备案表、撤销注册商标决定书、撤销商标复审申请书、补发商标注册证申请书、商标注销申请书、对各种商标违法案件的处理报告、处理决定书、复议申请书、复议决定书和有关证明文件，以及对商标使用、管理有关事项的公告。

商标档案是在商标权的申请、取得、维持、中止等过程中产生的商标文件材料转化而来，主要有商标注册申请书、商标图样、商标变更、转让、续展注册申请书、商标使用许可合同、商标注销申请书、商标异议申请书和裁定书、商标争议申请收和裁定书、撤销商标申请书和决定书、代理人委托书、优先权证明文件、当事人答辩文件以及商标主管机关的审定、驳回决定等。它是保护商标专用权最可靠的凭证和依据，具有法律效力。

为了管理和利用好商标档案，商标局设有专门机构---商标档案处负责商标档案的管理和利用工作。

(一)商标档案是商标权产生法律效力的依据。根据《商标法》的有关规定，凡是经商标局核准注册的商标都具有该商标的使用权、许可权、转让权和排他权，并在一定的地域、一定的时间内受到法律保护。商标权的这种独占性、地域性、时间性在商标申请文件材料上均有详细的原始记载。因此，商标档案是保护商标专用权最可靠的凭证和依据，具有法律效力。

(二)商标档案数量较多。改革开放以来，随着我国市场经济的不断建立和完善，全社会的商标法律意识不断提高。企业运用商标策略开拓市场、参与竞争，自觉以《商标法》为武器维护自身的权益，积极要求受到商标注册专用权的保护。

(三)商标档案具有较强的专业性。商标注册、使用和管理活动是一项专业性较强的活动，围绕这一活动形成的商标档案是商标工作的直接反映，具有较强的专业性。

商标档案的作用可分为两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。

(一)商标档案是商标工作的真实记录，是开展商标工作的依据之一。例如确定商标专用权、开展商标评审工作、监督产品质量、争创名牌、查处商标的侵权行为，以及利用商标档案进行商标咨询等，都要以商标档案为依据。

(二)商标档案可以作为扩大商标工作影响，进行广泛交流的有力工具。利用商标档案解决国际、国内的商标纠纷，维护国家利益和商标注册人的权益等。

商标档案管理的内容主要包括收集、整理、鉴定、保管和利用五个方面。

(一)商标档案的收集主要是商标业务部门对商标注册管理产生的大量文件材料按规定集中后，定期移交档案室保存。

(二)商标档案的整理主要是将商标档案按一定规律编目、立卷、排列。目前，商标档案主要采用按商标注册号顺序排列、上架的立卷方法进行档案的整理。它的目的主要是为了便于商标档案的保管和利用。

(三)商标档案的鉴定是根据商标档案的现实作用和历史作用确定商标的保管期限。我国《商标档案管理暂行办法》第十二条规定：商标档案的保管期限，根据其现实作用和历史作用分为永久、长期和短期三种：

1：永久保存：凡是反映商标工作基本历史面貌，有长远利用价值的档案，应当永久保存；

2：长期保存：凡是在相当长的时间内有查考和利用价值的档案应当长期保存；

3；短期保存：在较短时间内有考察和利用价值的档案可短期保存。

(四)商标档案的利用是商标档案管理中最重要的一个环节。商标档案的保存目的就是为了利用。它的作用有以下几种：

1；判断申请注册的商标是否与在先注册的商标相同或近似；

2：判断商标是否侵权和违反商标法的有关规定；

3：以商标档案为依据办理提供证明和补发注册证、续展注册、许可合同备案等；

4：利用商标档案开展商标研究工作；

(五)商标档案的利用形式

1：提供商标档案原件：即为了某种特殊需要，在商标档案室或商标档案部门的阅览室查阅商标档案，摘录有关档案材料。借阅商标档案都要履行一定的手续。

2：提供商标档案的复制件：即根据有关单位、个人的需要利用复印、拍摄等形式提供商标档案全部和部分内容的副本、摘录等。商标档案的复制件经商标档案部门签字、盖章予以承认后与商标档案原件起着同样的效力。

在现实企业的商标档案管理中，相当部分企业的商标档案比较散乱。主要表现是：

(一)注册证保管不善。有的企业注册证到手后不注意保管，用后到处扔，破损严重；有的压在箱底造成霉烂；有的丢失。

(二)其它原始资料不全。有的企业将申报注册时填写的注册申请表，产品质量规格表和商标联络员登记表散失。

(三)没有或缺少商标使用活动的积累资料。

(四)没有商标档案专管机构或专管人员，专柜保管也谈不上。

(一)不能按核准的商标图形文字准确地印制监督使用商标。有的企业只记得自己商标的名称和图形，凭记忆，大估摸印制商标。结果，有的改了文字。有的改了图形。

(二)企业自我监管无据可凭。因为缺少原始资料，企业在检查自己商标使用情况时无据可凭。

(三)给他人仿冒留下了空子。有一个水泥厂的商标被人仿冒，在检查被侵权人的水泥质量时，因为找不到注册人的产品质量规格表，质量检查无法进行。

(一)企业领导的商标意识不强。一些企业领导的商标意识实际上是一种记号意识，谈不上产权意识和名牌意识。因此，当初为了使自己的产品有一个记号，或应付评比，或为了取得生产批准文件，迫不急待地申报注册。一旦申报了，就没事了。至于档案资料都成为多余的了。由于商标意识淡薄，所以商标管理机构就更谈不上。

(二)企业商标管理人员变更频繁，商标档案交接出现空档。

(三)商标管理机关监督检查不及时，管理跟不上。

商标档案管理是商标使用，管理等活动的基础。既是企业商标活动的历史记录，又是指导企业今后商标活动的有力工具。没有商标档案或档案不全，势必影响其它工作的开展，甚至造成损失。为此，企业必须把商标档案管理好。针对上述企业在商标档案管理上存在的问题，对如何管好企业商标档案提出如下建议：

(一)企业领导要树立强烈的商标意识、名牌意识、产权意识。只有把对商标的认识提高到企业的无形资产，是企业产权的一部分，如果创了著名商标或驰名商标，更是企业的重要资产，关系到企业的兴衰的高度，才能提高对商标档案管理的认识。为使企业领导有这样的认识，在企业领导的选择上，要注意选择商标意识强的人选。其次是加强企业领导自身的学习提高；三是要加强对企业领导的商标知识法规的培训，特别是工商行政管理机关，每年要把这项工作做为重要任务抓紧抓好。

(二)设立商标管理的专门机构或专管人员，专门负责商标档案的管理及商标的使用管理。生产规模大，商标知名度高的企业应设立三至五人的商标管理专职人员，要切实把企业商标联络员和商标管理负责人落到实处，并行使好应尽的职责。

(三)建立商标档案交接制度。企业负责人和商标联络员更迭时，要认真做好商标档案的交接，并向接手人介绍商标使用情况。交接情况要设专门登记表，登记清楚后入档并报当地工商所和工商局备案。