理货单证是指理货公司在理货业务中使用和出具的凭证。理货凭证是船舶载运货物在港口交接当时的数量和状态的实际情况的原始记录，因此具有凭证和证据的性质。

(1)理货委托书。理货委托书是委托人委托理货机构办理理货业务的书面凭证。

(2)计数单。计数单是理货人员理货计数的原始记录。它是判断卸船货物数字是否溢、短装，装船货物数字是否正确的惟一依据。船方对计数单非常重视，在理货过程中，要经常检查理货人员的计数单是否准确。

(3)现场记录。现场记录是理货人员记载货物异常情况和现场情况的原始凭证。如发现进口货物在船上有原残、混装、隔票不清等情况，均应编制现场记录。

(4)日报单。日报单是理货组长向船方报告各舱货物装卸进度的单证。进出口货物不能合制一张日报单。日报单上的货物吨数为参考数，货物件数是准确数，它根据当班的计数单填写。

(5)货物溢短单。货物溢短单是记载进口货物件数溢出或短少的证明。它由理货组长累计计数单，对照进口舱单编制。货物溢短单的编制，关系到船方的经济利益，必须经大副或船长签字。

(6)货物残损单。货物残损单是记载进口货物原残情况的证明。它由理货组长根据现场记录汇总编制。货物溢短单经大副或船长签字。

(7)分港卸货单。分港卸货单记载两港分卸的同一票货物在第一卸货港卸货件数的证明。由理货人员编制，作为第二卸货港理货的依据。

(8)货物分舱单。货物分舱单是分港分舱记载每票货物装舱部位的清单。一个卸货港编制一份，由理货组长根据装货单编制。

(9)货物积载图。货物积载图是出口货物实际装舱部位的示意图，由理货组长根据装船过程中的变化，随时修改货物配载图面绘制成的。

货物积载图对船方了解货物装船情况和货物在舱内的积载部位，对卸货港安排卸船作业和卸港进货工作，都起着重要的作用。

理货单证是理货机构在理货业务中编制以及出具的各项理货工作结果的原始资料或证明。是理货人员目睹实际情况制作和统计的现场原始记录，并取得交接对方认可，具有凭证和证据的性质。

理货单证的作用：

1.货物数量和状态的交接证明。

2.利益人向责任人索赔的依据；货运事故司法处理证据。

3.港口、提货人、发货人、承运人安排货运工作的依据。

4.船舶货物管理依据。

5.发货人、收货人处理贸易事务的文件。

6.口岸管理机构开展管理的依据。

7.理货机构处理业务依据。

理货单证的应用范围极为广泛，涉及到货物流通领域的各个环节，包括仓储、装卸、海运、监督管理、结汇、保险、索赔等；涉及到货物的各个关系人，包括发货人、港口、船舶、海关、银行、保险、收货人等；还涉及到国内和国外。

我国理货单证提供的对象主要是货物交接的当事人，以及国家行政管理机关。其他有关单位是从货物交接当事人那里根据工作需要索取的。各种理货单证提供的对象是不同的，计数单、现场记录、待时记录、日报单、理货证明书、货物积载图、货物分舱单提供给船方，货物溢短单、货物残损单提供给船方、港方、货方，其中货物积载图和货物分舱单还要通过船方或其代理人提供给国外卸货港。货物溢短单和货物残损单还要通过船代提供给船公司。船代作为船公司的代理人，为及时了解货物装卸情况和便于开展工作，理货机构必须向他提供理货证明书、货物溢短单、货物残损单和货物积载图等单证。

由于理货单证应用范围和提供的对象超越了一个国家的界限，进入了国际领域，因此，理货人员编制的各种理货单证，都要使用国际海运中通用的英文字母和阿拉伯数字。

由于理货单证集中反映了一个国家的理货业务水平，因此，在一定意义上也反映了一个国家的工作水平。国际海员可以目睹一个国家的港口面貌和了解理货工作的情况，而国际上接触到理货单证的人，就会从理货单证的设计、印制，更主要地从理货单证的编制质量上，来看待这个国家的理货机构的工作质量和工作水平。

由于理货单证流转范围广泛，使用价值较高，以及在国际航运界和世界各国港口都有较大影响。因此，对理货单证的编制必须有严格的要求。一般要求如下，具体要求由理货总公司拟定。

1.理货单证的文字要用简练的英语表达，常用语要规范化，字体要用印刷体大写字母。

2.理货单证上的数字要用阿拉伯数字书写，字体要用印刷体正楷。

3.理货单证上的内容要填写齐全，不用的空格要用斜线表示无，或书写英文NIL。

4.理货单证上的计量单位，要使用国家标准名称和符号，如重量吨用t，千克用kg，长度用m，体积立方米用m³，人民币用RMB，小时用h。

5.理货单证上理货人员签名，用汉字书写。

6.编制理货单证所使用的一切文字，不得潦草书写，但理货人员签名和船方批注除外。

7.编制的理货单证必须保持整洁、美观，不得涂改。

8.编制理货单证一律使用钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔等。