定性资料是以文字、图形、录音、录象等非数字形式表现出来的研究资料。定性资料有两个来源——实地源和文献源。定性资料的实地源包括访谈、个案研究、开放式问卷、非结构观察；文献源包括与研究主题相关的著作、论文等。

资料整理过程可以与资料收集过程同步。在这种情况下，通过把资料与研究目不断对照，研究者能够对刚刚收集到的资料进行各方面考核。在这个过程中，研究者能及时发现资料存在的缺陷，有可能采取有效措施加以补救。例如，研究者在访谈过程中发现谈话的内容偏离了研究主题，可以用一定访谈技巧把谈话重新聚焦到研究主题上。资料整理过程也可以在资料收集过程以后的一段时间内集中进行。在这种情况下，研究者面对的资料比较全面，进行的活动比较单一，能够提高整理的效率和水平。在现实的研究中，两种做法互不矛盾，经常结合在一起使用。

定性资料整理过程主要包括三个步骤。

1、定性资料审核

资料审核是对资料进行审查和核实，消除原始资料中虚假、短缺、冗余等现象，保证资料的真实、完整、简洁，为进一步加工整理奠定基础。对定性资料的审核集中在真实性、准确性和适用性三个方面。

研究者所收集到的资料有时包含虚假成分。研究者的粗心大意、被试的抵制和不合作、研究环境的干扰、研究工具存在的误差等都会造成研究资料虚假。研究者对千辛万苦收集到的资料要舍得“去伪存真”、“忍痛割爱”，因为资料的错误将直接导致结论的失真。

进行真实性审查的主要方法有：

1)经验法：研究者根据原有经验、常识，检查资料与它是否吻合。

2)逻辑分析法：研究者考察资料的内在逻辑，检查资料是否自相矛盾。

3)比较法：研究者比较收集到的资料与相关资料的一致性，核实资料的真实性。例如，比较不同观察者使用相同方法对同一观察对象进行同一方面观察所收集的资料，如果发现两者一致性较高，一般认为资料真实可靠。

4)来源分析法：研究者考察文献资料的来源，核实资料的真实性。一般而言，当事人的叙述比局外人的可靠，有记录的资料比传说的可靠，引用率高的文献比引用率低的可靠。

定性资料的真实性审查主要涉及资料与反映对象的关系，真实性审查目的是达到两者统一。定性资料的准确性审查把研究目的作为审查标准，考察所收集到的资料对于研究目的或研究问题解决是否相关及相关的程度。为使定性资料更为简洁、典型，要放弃那些本身正确但与研究问题不相关或相关不大的资料。

定性资料的适用性审查主要考察定性资料是否适合于分析和解释，即现有的资料在广度和深度上能否得出研究结论。资料的适用性可以从质和量两个方面来考察。资料的深度、广度、集中与完整性都属于质的方面；资料的分量属于量的方面。从质的方面说，资料在集中与完整的前提下，在深度和广度上越是与研究结论相似，资料的适用性就越高；从量的方面说，定性结论强调研究资料来源广泛性，单一资料难以验证结论。

2、定性资料分类

分类是研究者运用比较法鉴别出资料内容的共同点和差异点，然后根据共同点将资料归为较大的类，根据差异点将资料划为较小的类，从而将各种资料区分为具有一定从属关系的系统。

资料分类最重要的工作是选择分类的标准，因为在不同的分类标准下得到的结果会显示或隐藏资料之间的差异之处。例如，以权利、财产、声望为标准对人的社会地位进行分类和以人对生产资料的占有对人的社会地位进行分类，不仅得到的结论不同，而且彰显的意义也有很大差别。

研究者在研究起始阶段可以选择资料的外部形态作为分类标准，如资料的来源、生成时间。随着研究的深入，研究者可以选择资料的内在涵义作为分类标准，如资料所涉及的问题域、所采用的研究方法、所体现的思维方式、可能得出的结论等。

分类标准确定以后，研究者还必须遵守形式逻辑提出的分类原则，主要包括：

1）分类要体现研究目的。分类是为了使资料进一步有条理，更加有力地说明研究结论。

2）分类后的各子项互斥。分类后的各小类不能相互包含，即不能在外延上有交叉。如将人分成男人、女人和老人就违反了这条原则，因为男人和女人中都有老人。这只是一个简单的例子。在实际的研究中，由于我们对研究对象认识不清，很容易犯类似错误。

3）分类对象外延等于各子项外延之和。资料分类不是资料筛选，必须保证分类对象完整性。如把学生分成男学生和女学生是正确的，但是把学生分成男共青团员学生和女共青团员学生就错了，因为学生中还有党员和非党员、非团员者。

4）每次分类只根据一个标准。如前所述，不同的分类标准下得到的结果会显示或隐藏资料之间的差异之处，只有坚持用一个分类标准完成一次分类才能保证分类的正确性。

3、定性资料汇总和编辑

汇总和编辑就是在分类以后对资料按一定的逻辑结构进行编排。逻辑结构要根据研究目的、要求和客观情况确定，要使汇总编辑后的资料既反映客观情况，又说明研究问题。汇总和编辑资料有两个基本要求。

1）完整系统：资料大小类目要井井有条、层次分明，能系统完整地反映研究对象的面貌。

2）简明集中：使用尽可能简洁、清晰的语言，集中说明研究对象的客观情况，并注明资料的来源和出处。